Mais de 2,4 toneladas de documentos da Polícia Civil que perderam a validade, foram descartadas pelo Arquivo Central na manhã desta segunda-feira (13.06). Esse foi o primeiro ato realizado neste ano, e aconteceu em uma empresa de reciclagem em Várzea Grande.
O montante de papéis acondicionado em 385 caixas box, e que passou do prazo de guarda (tempo de validade), estava guardado no Arquivo Central, da Diretoria de Execução Estratégica, e refere-se a procedimentos das delegacias entre os anos de 1969 a 2018.
Todo material foi transportado em
um caminhão da empresa prestadora do serviço, sendo posteriormente picotados em
uma máquina específica e transformado em material reciclado.
O ato de descarte obedece a
critérios da Resolução nº 40, do Conselho Nacional de Arquivos, datada de 9 de
dezembro de 2014, que dispõe sobre os procedimentos para eliminação de
documentos.
O Arquivo Central realizou a
eliminação de documentos criteriosamente, conforme a classificação da tabela de
temporalidade, destacando também que é crime a eliminação de documentos de
valor permanente.
A aprovação da listagem de documentos para picotagem ocorreu por meio virtual através do aplicativo Google Meet, no dia 5 de abril de 2022, e foi aprovada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da Secretaria de Estado de Segurança Pública (Sesp).
O Edital de Eliminação de documentos foi publicado no Diário Oficial do dia 12 de maio de 2022, totalizando 385 caixas box pesando mais de 2,4 toneladas de papéis.
O Arquivo Central da Polícia Civil, localizado na Rua 2, Setor 2 do bairro CPA III, concentra centenas de documentos, de todas épocas, remetidos pelas delegacias e setores administrativos da Instituição, como boletins de ocorrências, processos, segundas vias de inquéritos policiais, entre outros documentos.
Conforme a integrante da Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos, a investigadora Glauce Regina Pacheco
Correa, em razão da grande quantidade de documentos armazenados no local, o
setor iniciou o processo de catalogação dos papéis, sem valor e validade,
visando a destruição.
“Com esse descarte são
desocupados algumas prateleiras e assim passamos a receber novamente as
demandas de delegacias do interior e da capital, que não possuem espaço físico
para guardar esses documentos”, disse Glauce Regina.
A Policial Civil destaca que a eliminação de documentos é uma ação que deve ser realizada criteriosamente, por ser crime o descarte de documentos de valor permanente. A proteção à documentação pública e a gestão estão previstos na Constituição da República, em seus artigos 23 e 216.
“Inicialmente foram selecionados
documentos cuja destinação seria o descarte. Então criou-se a Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos, composta por servidores de carreira, com
objetivo de analisar os documentos selecionados, os quais tinham cumprido todo
seu ciclo de vida e se a sua destinação final estabelecida em tabela de
temporalidade seria a eliminação. Cada documento tem um prazo de guarda
específico, até mesmo guarda permanente”, explicou a investigadora.
Uma vez selecionados, a lista de
documentos passa pela aprovação da Comissão e, posteriormente, é encaminhada à
Superintendência de Arquivo Público de Mato Grosso para autorização da
eliminação.
Após autorização, o edital de
ciência de eliminação de documentos é publicado no Diário Oficial, e correram
mais 30 dias de prazo de manifestações contrárias, até a data de realização do
descarte.
O trabalho que vem sendo desenvolvido pelo Arquivo Central da PJC, antecipa as determinações da Instrução Normativa da SEPLAG, a qual estabelece procedimentos aos Órgãos e Entidades do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso, na execução das normas e procedimentos estabelecidos pela Política de Gestão Documental.
Classificação dos documentos
São considerados arquivos, o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, entidades privadas, em decorrência de sua atividade, e ainda por pessoas físicas. Os documentos são classificados como correntes – aqueles que constituem objetos de consulta frequente; intermediários – aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, aguardam sua eliminação ou guarda permanente; e os documentos permanentes – aqueles de valor histórico, probatório e informativo, que devem ser preservados.
Assessoria | Polícia Civil-MT
.jpg)
Nenhum comentário:
Postar um comentário
Todos os recados postados neste mural são de inteira responsabilidade do autor, os recados que não estiverem de acordo com as normas de éticas serão vetado por conter expressões ofensivas e/ou impróprias, denúncias sem provas e/ou de cunho pessoal ou por atingir a imagem de terceiros.